10 Erfolgstipps für Ihr One-to-One Meeting

Die besten Teams erleben regelmäßig etwas, das sie sinnvoll weiterbringt und beflügelt: gute Gespräche mit ihren Führungskräften. Andere Teams nehmen widerwillig Platz im stundenlangen Horrorkabinett schlecht vorbereiteter Gespräche ohne Fokus und ohne Spaß. Es geht aber auch anders – wenn die Führungskräfte den Gesprächen bewusst einen echten Nutzen verleihen. Wie das funktioniert? Eigentlich ist es ganz einfach – bereiten Sie das Einzelgespräch mit Mitarbeiter:innen so gut vor wie ein wichtiges Kundengespräch: klare Agenda, aktives Zuhören, ein Austausch auf Augenhöhe, echtes Interesse, gemeinsame Ziele.

Betrachten Sie als Führungskraft das Gespräch als eine Chance, von der beide Seiten profitieren. Dieser gemeinsame Gewinn geht weit über den puren Austausch von Fakten hinaus – Sie stärken die Arbeitsbeziehung, Sie bieten eine angstfreie Plattform für Gedanken und Ideen und das Wichtigste: Sie zeigen echtes Interesse an der beruflichen Entwicklung und dem Wohlbefinden ihrer Teammitglieder. So schaffen Führungskräfte ein Klima des Vertrauens, ein echtes Miteinander und sorgen dafür, dass die Gespräche motivierend und nicht beängstigend sind.

1) Tragen Sie die Termine fest im Kalender ein – Das bedeutet: PRIO 1. Unverrückbar, unaufschiebbar und unabsagbar (außer im Katastrophenfall) – denn was wäre wichtiger als Ihr Team? Persönliche Gespräche sollten regelmäßig stattfinden und absolute Priorität haben. Planen Sie genügend Zeit und Puffer ein. Und ersparen Sie sich den Stress mehrerer, aufeinander folgender Termine.

2) Bereiten Sie sich gut vor – Je besser Sie das Gespräch vorbereiten, desto zielführender läuft es. Nehmen Sie sich vor dem Termin etwas Zeit und notieren Sie die Themen und Ziele. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter:innen, ebenfalls vorbereitet ins Meeting zu kommen. Ihre Agenda sollte für beide Seiten passen. Und wenn Sie dann zusammen sitzen, lassen Sie Ihre/n Mitarbeiter:in zuerst zu Wort kommen.

3) Hören Sie aktiv zu – Die wichtigste Person dieser Minuten sitzt Ihnen gegenüber. Skizzieren Sie kurz die Agenda und die Ziele des Meetings, lenken Sie dann Aufmerksamkeit, Thema und Fokus durch eine erste offene Frage – und hören Sie zuerst nur zu. Überlassen Sie das Reden Ihrem/r Mitarbeiter:in. Respektieren Sie, was Sie hören und zeigen Sie Wertschätzung: Checken Sie niemals E-Mails oder andere Messages während des Gesprächs und Ihr Handy bleibt bitte stumm. Im Notfall wird man Sie schon finden.

4) Feiern Sie Erfolge – Das werden Ihre Mitarbeiter:innen niemals vergessen und es wird sie zu neuen Topleistungen motivieren: Feiern Sie ihre Erfolge, sagen Sie Danke, heben Sie sie aufs Siegerpodest und erzählen Sie ihnen, wie sehr Sie ihre Leistungen schätzen. Denn genau darauf warten Ihre heutigen und zukünftigen Topleute – und sie wissen dann, dass Leistung von Ihnen gesehen und auch entsprechend gewürdigt wird.

5) Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft, nicht auf die Vergangenheit – Richten Sie im Meeting den Blick auf kommende Herausforderungen und wie man sie meistert. Weniger erfahrene Mitarbeiter:innen freuen sich über Ihre Tipps zu den besten next Stepps. Erfahrenen Mitarbeiter:innen lassen Sie Zeit, ihre Pläne zu präsentieren. Und die Themen und Projekte von gestern diskutieren Sie besser im Rahmen separater Meetings mit allen Beteiligten.

6) Setzen Sie glasklare Ziele – Coachen Sie Ihre Mitarbeiter:innen beim Erkennen, Definieren und Spezifizieren von Zielen und den gewünschten Ergebnissen eines Projektes. Sprechen Sie dabei Klartext, seien Sie spezifisch und direkt, wenn es um die Ziele geht. Und dann hören Sie der/dem Mitarbeiter:in erst einmal zu, wie die Ziele am besten erreicht werden könnten. Vielleicht ist ja ein anderer Ansatz zielführender als der, den Sie wählen würden. So haben beide Seiten die Chance, im Austausch und Dialog dazuzulernen – Ihr/e Mitarbeiter:in und auch Sie.

7) Stärken Sie Stärken – Ihre Mitarbeitenden lieben es, wenn Sie ihre Stärken anerkennen. Umso unbeliebter sind aber Situationen, in den Schwächen dringend korrigiert oder behoben werden müssen. Sehen Sie es mal so: Sie wollen ein Weltmeisterteam? Dann coachen Sie es wie ein Weltmeisterteam. Natürlich müssen Sie ab und zu den Finger in eine Wunde legen. Wirksam aber wird Ihr Feedback dann, wenn Sie es mit positiver Rückmeldung verbinden, zuerst die Stärken würdigen und dann ganz direkt besprechen, was man wie gemeinsam verbessert.

8) Stellen Sie gute Fragen – Jede Frage, die Sie stellen, ist auch eine Botschaft. Ihr:e Mitarbeiter:in spürt sofort, ob Sie sich engagieren und ob Sie interessiert sind. Niemand will ‚verhört‘ werden oder als Stichwortgeber für Chef-Monologe dienen. Ihre Fragen eröffnen einen Dialog, der beide Seiten weiter bringt: Situationen verstehen, Entscheidungen anerkennen, Planungen besprechen. Und zum Schluss stellen Sie auch Fragen wie „Worüber möchten Sie noch gerne mit mir sprechen? Hätten Sie gern das Projekt XY gemacht?“ Dann wird es richtig interessant.

9) Teilen Sie Ihre Infos – Gut, wenn man als Mitarbeiter:in wichtige News nicht erst per Flurfunk erfährt, sondern von Ihnen persönlich. Sobald Ihr:e Mitarbeiter:in Sie also auf den neuesten Stand gebracht hat, teilen auch Sie Ihr Wissen und News – natürlich nichts Vertrauliches –, und zeigen so Ihre Wertschätzung. Es tut gut, auf dem Laufenden" zu sein und sich als Member eines sehr guten Teams bestätigt zu sehen.

10) Fragen Sie, wie Sie helfen können – Gute Führungskräfte sind keine Wahrsager, sondern fragen nach. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, ob und wo sie Unterstützung brauchen und ob Sie eingreifen sollen. Und dann seien Sie gespannt auf die Reaktion. Denn manche/r wird Ihre Unterstützung annehmen – andere aber entscheiden sich dafür, ihre Herausforderungen selbst zu meistern. Gut so. Lassen Sie sie mal machen. Denn auch das zeichnet Ihr Weltmeisterteam aus. Und ausgezeichnete Führungskräfte wie Sie.