Statistiken und KPIs mögen nicht jedermanns Sache sein. Doch gerade im Recruiting spielen Kennzahlen eine wichtige Rolle. Sie helfen, den Recruiting-Mix zu optimieren und die Personalbeschaffungsstrategie exakt auf die Zielgruppe auszurichten. Doch welche Kennzahlen sind zum Anfang wichtig. Und lässt sich auch der Erfolg eines Mitarbeiters nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags tatsächlich sinnvoll messen?
In einem älteren Blogbeitrag haben wir uns mit KPIs im Recruiting bereits auseinandergesetzt. Aus mehreren Studien stach dabei hervor, dass nicht einmal jedes zweite Unternehmen sein Recruiting gezielt oder effizient kontrolliert. Erklärt wurde dies einerseits mit der einhergehenden Transparenz – Recruiter hegen verständlicherweise eine Antipathie dagegen, ihre Erfolge und Misserfolge klar offenzulegen – andererseits wird auch ein hohes Maß an Unwissenheit und Skepsis gegenüber der Statistik und der IT ins Feld geführt. Natürlich geht es im Recruiting zu allererst um die Menschen. Doch ohne Kennzahlen wird es nur sehr schwer funktionieren, exakt die Bewerberzielgruppe zu erreichen, die ein Unternehmen erreichen will. Daher ist Controlling im Recruiting heutzutage eigentlich unverzichtbar. Doch welche KPIs sind als Basis besonders wichtig, um den Recruitingprozess messbar zu machen und zu analysieren? Hier muss man vor allem zwischen zwei Arten von KPIs entscheiden.
Einmal die Klassischen KPIs, welche eine empirische Analyse des Prozesses generieren. Die bekannteste Kennzahl hierzu stellen die Costs-per-Hire dar. Sie geben die Gesamtkosten an, die je nach Stellenbesetzung für die Firma im Schnitt anfallen und können je nach Spezifizierung auch in weitere Kategorien klassifiziert werden. Mit diesen wollen wir uns im vorliegenden Blogbeitrag beschäftigen. Auf der anderen Seite gibt es die sogenannten Impact-KPIs, welche weniger die Kosten und Quantität des Recruiting, sondern weitaus mehr die Qualität im Fokus haben. Diese KPIs gehen über den klassischen Bewerbungsprozess hinaus, denn sobald der Recruiting-Prozess mit allen Stakeholdern aufgesetzt ist, können die Parameter gemessen werden – ist das Recruiting mit einem Talent Management-System verbunden oder gar integriert, ergeben sich viele strategische Werte, die den Einfluss des Recruitings auf den Unternehmenserfolg darstellen. Die bekannteste Kennzahl in diesem Fall stellt die Quality-of-Hire dar. Sie beschreibt beispielsweise eine Performance-Evaluation der Neueinstellungen nach einem festgelegten Zeitraum und kann auch ideal mit der Aufschlüsselung nach Beschaffungskanal bzw. nach verantwortlichem Recruiter kombiniert werden. Diese Parameter werden in einem separaten Blogbeitrag weiter beleuchtet.
Doch zunächst zurück zu den klassischen KPIs – es folgt hier eine Auswahl weiterer bekannter Kennzahlen, die jedes Unternehmen eigentlich schon als Starter-Kit immer auf Abruf haben sollte:
Time-to-Application: Wie lange dauert es für einen Kandidaten von der Stellenaussschreibung bis zum Absenden der Bewerbung? Wieviele Barrieren werden Bewerbern in den Weg gelegt, die die Absprungquote erhöhen? Sind „Apply With“-Funktionen eingesetzt?
Time-to-Fill: Beschreibt die Zeit, die von der Personalbedarfsmeldung bis zur Besetzung einer Stelle, benötigt wird (im Idealfall auch bis zum Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters).
Cost-of-Vacancy: Definiert die Kosten einer spezifischen, unbesetzten Stelle pro Tag und ermöglicht es, die Besetzungsprioritäten objektiv zwischen Jobprofilen abzuwägen. Auf diese Weise können auch die Gesamtkosten aller nicht-besetzten Positionen ins Verhältnis zum jährlichen Personalmarketing-Etat gebracht werden.
Service-Rate: Gemeint ist der Prozentsatz unbesetzter Stellen nach X Tagen. Definiert ein Unternehmen z.B. für sich, dass es strategisch wichtig ist, 50 Prozent aller offenen Stellen binnen maximal 30 Tagen nach Bedarfsmeldung zu besetzen, so ist dieser Grenzwert elementar.
Beschaffungskanal-Effektivität: Die Kosten-Nutzen-Betrachtung je Personalbeschaffungskanal gibt an, wie viel Prozent der Einstellungen je nach Kanal im Verhältnis zu den über diesen Kanal generierten Bewerbungen vorgenommen wurden.
Offer-Rate: Anzahl angenommene vs. ausgesprochene Jobangebote (nach geführten Interviews).
Besetzungsquelle: Verhältnis zwischen (neuen und/oder alten) externen Bewerbern durch interne Bewerber.
Natürlich sind viele dieser KPIs eng miteinander verknüpft. Die Costs-per-Hire haben beispielsweise Einfluss auf die Time-to-Hire, je nachdem wie viel Zeit und Geld man in den Prozess investieren will. Indem man die Effizienz der Beschaffungswege für das Personal stärkt, die für die Vakanzen am erfolgversprechendsten sind, reduziert man beispielsweise die Time-to-Hire. Doch um die Effizienz der Recruiting-Prozesse zu steigern, ist die Auswertung der durchgeführten Maßnahmen zur Personalrekrutierung von enormer Wichtigkeit. Die klassischen KPIs sollten dabei wenn möglich nach Rekrutierungskanälen, Zielgruppen und Qualifikationsgruppen berechnet werden. Die Erfolgsmessung kann es auf diese Weise ermöglichen, Beschaffungswege, die nur kaum oder nur wenige gute Bewerber hervorbringen, aus dem Medien-Portfolio und Verteiler des Unternehmens zu streichen und so das freigewordene Budget unter anderem für erfolgreichere Plattformen oder andere Lösungen zu investieren. Natürlich hängt der Erfolg der verschiedenen Rekrutierungswege auch stark von den jeweiligen Stellenanforderungen und Jobprofilen ab. Doch die Erkenntnisse kann man nutzen, um individueller auf einzelne Anomalien zu reagieren, um letztendlich den maximalen Erfolg für jede Personalbeschaffungskampagne zu erzielen.
Soweit so gut, doch mit diesen Parametern kann man lediglich die reinen Kosten reflektieren. Wie aber misst man schwammige und schwer greifbare Eigenschaften? Wie kann beispielsweise gemessen werden, inwieweit die 20 Neueinstellungen – die vom Management gefordert wurden – auch wirklich ein Erfolg sind? Sind die 20 neuen Mitarbeiter am Ende wirklich ein Gewinn für die Firma oder verlassen viele nach der Probezeit schon wieder das Unternehmen? Diese und viele weiteren Sachverhalte lassen sich mit den Impact-KPIs erheben, die wir in unserem nächsten Blogbeitrag abhandeln werden. Für eine persönliche Einführung zu dem Thema können Sie sich auch hier ein Webinar anschauen, welches bereits einen guten Ausblick gibt.
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