Auf dem Weg hin zur erfolgreichen Umsetzung eines HR-Projektes müssen nicht selten Stolpersteine ausgeräumt werden. Dies ist besonders der Fall, wenn es sich bei dem angesprochenen Projekt um die Einführung einer neuen HR-Software handelt. Dabei nimmt schon die Auswahl der richtigen Software einen besonderen Stellenwert ein. Doch der Erfolg dieser Software hängt maßgeblich von der (gelungenen) Einführung ebendieser ab.
Schon vor der Auswahl der passenden Software sollten sich HRler Gedanken über die Marschroute des Projekts machen. Es gilt Klarheit über Digitalisierungs- und Veränderungsziele herzustellen, bevor man mit den Roadshows der Anbieter beginnt. Es muss vorab festgehalten werden, wo in bestehenden Systemen Mängel bestehen und welche Optimierungsideen verfolgt werden können. Dabei zeigt die Erfahrung, dass es unumgänglich ist, Transformation zur Chef-Sache zu erklären und mit einem konkreten Auftrag in das Projekt zu gehen. Bereits zu Beginn sollte sich das Unternehmen einen klaren zeitlichen Rahmen setzen. Legen Sie fest, wann die Transformation beendet sein soll! Hilfreich sind außerdem auch klar definierte Etappenziele auf dem Weg der Transformation.
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Halten Sie sich zunächst vor Augen: Ein System bietet Anwendern den Rahmen bzw. die Leitplanken für Prozesse und Arbeitsschritte. Die exakte Ausgestaltung liegt jedoch immer beim Kunden selbst.Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die relevanten Player und Lösungsanbieter. Definieren sie dann eine Grundidee der eigenen Transformationsziele. Lassen Sie anschließend Anbieter ihre Systemstandards präsentieren! Basierend darauf lässt sich eine erste Beurteilung vornehmen. Gehen Sie dabei ein auf Kriterien wie:
a) initiale Passgenauigkeit der Lösungen
b) die eigene Änderungsbereitschaft
c) den Systempflegeaufwand der verschiedenen Tools
Prüfen Sie nach den ersten Eindrücken die zugänglichen Referenzen, Nutzer-Foren aber auch direkte Kontakte. Erfragen Sie Rat und Erfahrungen in puncto: Supporterfahrung, Folgekosten und der Möglichkeit von Anpassungen im laufenden Betrieb.
Entscheidend ist, Transparenz für den Ersteinsatz und die Folgeaufwände herzustellen: Feedback zur Implementierung und zur Usability erlangt man idealerweise durch konkrete Sessions mit den wirklichen umsetzenden Firmen!
Erfolgreiche Systemnutzung, operatives Arbeiten und kontinuierliche Systementwicklung
Ein System ist niemals der heilige Gral. Im Vordergrund steht Ihre persönliche Art und Weise damit zu arbeiten, es ist entscheidend, Lösungen auf individuelle Anforderungen passgenau anzupassen: Dies bestimmt letztlich den Erfolg des Einsatzes jeglicher digitalen Helfer. Wichtig ist auch in der Implementierungsplanung der Blick nach vorne: Regelmäßig aktualisiert und gepflegt zieht man den größten Nutzen aus den digitalen Systemen. Doch dies erfordert Planung – hier müssen auch die Mitarbeiter eingebunden werden. Fachkenntnisse müssen ausgebildet und weitergegeben werden. Regelmäßige Schulungen unterstützen den Erfolg der Transformationsprojekte. Zudem muss es das klare Bekenntnis zur nachhaltigen Systempflege in Form von Headcount und Budget geben.
Entscheidend ist ferner, Projekt-Teams für Folgearbeiten nach dem Umbau der IT zu definieren. Das Projekt ist mit der Einführung nicht beendet. Es muss sinnvoll in den laufenden Betrieb integriert werden und kann zusammen mit dem Hersteller oder auch durch Berater weiter optimiert werden. Sammeln Sie hierzu regelmäßig Ideen, Denkanstöße oder auch Problembeschreibungen.
Abschließend ist zu sagen, dass neben Know-how auch noch drei weitere Kriterien deutlich zum Erfolg eines IT-Projektes beitragen: Dazu gehören die Agilität des Unternehmens, die zur Verfügungstellung der benötigten (auch finanziellen) Ressourcen als auch der Wille der Verantwortlichen das Projekt voranzutreiben.
Dieser Blog ist Teil einer dreiteiligen Serie: Hier können Sie den ersten Teil „Personalarbeit leicht gemacht“ lesen. In zwei Wochen finden Sie dann an dieser Stelle meinen nächsten Blog „Transparenz vor und nach der Transformation“. Wenn Sie die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz in der HR interessieren, empfehle ich Ihnen den Blog „#AIForHR: Vier Wege wie AI HR beeinflussen wird“ meines Kollegen Cyril Le Mat. Außerdem möchte ich Ihnen den Blog „7 Learninghacks : Wie Manager Ihre Mitarbeiter zum lernen motivieren!“ ans Herz legen.
