RPS met tout en œuvre pour simplifier la complexité

Présent dans 125 pays, RPS est un prestataire de services professionnels international spécialisé dans les environnements naturels et bâtis. La société emploie des collaborateurs de tous milieux, notamment des consultants, des universitaires, des scientifiques, des architectes et des ingénieurs. Jusqu'en 2018, les RH étaient décentralisées. Aucune stratégie mondiale n'était en place, le poste de directeur/directrice des ressources humaines n'avait pas été créé et plusieurs systèmes et processus manuels coexistaient.

L'art de réduire la complexité

RPS avait besoin d'un cadre de travail performant adapté à l'ensemble de l'entreprise. En 2017, les discussions axées performance concernaient moins de la moitié des collaborateurs de RPS. La transition vers un cadre de travail mondial basé sur le Cloud, facilement accessible et adoptable par une équipe internationale diversifiée, était donc essentielle. L'équipe RH de RPS a commencé progressivement, en introduisant un cadre de travail papier manuel conçu pour amorcer le dialogue autour des performances et pour habituer l'équipe à discuter des performances. Cornerstone OnDemand a su fournir une solution basée sur le Cloud au moment où la transition a eu lieu. La solution Performance a été adoptée avec enthousiasme par les collaborateurs de RPS. Depuis, la société a introduit Recruiting, Learning (avec Content Creation) et Mobile sur sa plateforme.

Des conversations plus fructueuses et plus fréquentes

RPS n'avait jamais posé de cadre de travail axé sur les performances. L'équipe RH a donc amorcé le processus en douceur, en reconnaissant que les performances, dans leur forme la plus simple, reposent sur une discussion. Plutôt que de se jeter directement sur une solution basée sur le Cloud, RPS a élaboré un cadre de travail baptisé Progress@RPS et introduit des méthodes manuelles au format papier afin de préparer le passage au numérique. Avant la mise en œuvre de l'outil Performance de Cornerstone, les discussions axées performance concernaient moins de la moitié des collaborateurs de RPS. Or, cette absence de dialogue, tout comme le manque de perspectives professionnelles claires, poussait les employés au départ. Comme le service RH était décentralisé, aucune approche cohérente en matière de performance n'était en place à l'échelle de la société. L'arrivée d'un nouveau PDG et directeur RH a fait de la performance une priorité pour RPS. Il lui fallait donc adopter une approche globale cohérente.

Instaurer un climat de confiance

À ce stade, seuls 50 % des collaborateurs de RPS avaient des notions en gestion des performances. La société devait donc impérativement faire en sorte que les autres rattrapent leur retard et perçoivent la gestion continue de la performance (Continuous Performance Management, CPM) comme un processus fiable, facile à intégrer à leur quotidien et bénéfique. Élaborer des objectifs pour 5 000 collaborateurs n'est pas une mince affaire. La première année, ce sont surtout les cadres dirigeants qui ont défini des objectifs. L'année suivante, ce fut le tour des 4 000 collaborateurs du cabinet. Tout cela sans plateforme numérique. Comme l'explique Tracey Newton : « Nous avons voulu intégrer le concept dès le départ, sans que les collaborateurs aient le sentiment de subir un changement imposé par les RH. Nous voulions qu'ils comprennent que c'était une nécessité professionnelle dont l'issue ne pouvait être que positive. » L'étape suivante a consisté à former les responsables afin qu'ils sachent comment soutenir leurs équipes.

Pourquoi Cornerstone ?

En 2020, RPS a commencé à mettre en œuvre les plateformes Performance, Learn et Recruit de Cornerstone, en pleine pandémie et sur plusieurs fuseaux horaires différents. La nouvelle plateforme de Cornerstone, baptisée Progress on Demand (ou POD en abrégé), a permis aux équipes du monde entier de rester en contact. Elle a apporté aux collaborateurs un peu de certitude dans un climat mondial plus qu'incertain. Les équipes ont pu communiquer en ligne avec leurs responsables et mettre à jour leurs informations pour relever toutes sortes de défis professionnels à distance. Les collaborateurs ont pu continuer à se former malgré l'impossibilité d'organiser des formations en présentiel. En 2017, le taux d'engagement de RPS était de 50 %. En 2020, la société a enregistré en fin d'année un taux d'engagement impressionnant de 98 %.

Documenter les résultats

En 2021, RPS a réalisé sa deuxième enquête mondiale concernant l'engagement de ses collaborateurs. Cette enquête, appelée « Your Voice » a obtenu un taux de réponse de 85 %. D'après cette enquête, l'efficacité des responsables avait augmenté de 8 %, avec notamment une hausse de 12 % de la réponse Mon responsable me donne et donne à mon équipe des consignes et des objectifs clairs.

De plus, l'enquête fait état d'une amélioration de 8 % pour la métrique Mon responsable s'engage en me faisant des retours sur mes performances afin de m'aider à m'améliorer. « Ce sont les deux points qui me réjouissent le plus et qui sont en lien direct avec les deux initiatives », explique Tracey Newton. RPS apprécie de pouvoir doter facilement la plateforme Cornerstone d'autres fonctionnalités et la société a récemment ajouté une solution d'apprentissage sur mobile. « L'application mobile est très pratique, car nous avons beaucoup de collaborateurs qui travaillent sur le terrain. Elle leur permettra de rester connectés et de continuer à se former en dehors du bureau. D'un point de vue fonctionnel, elle est très facile à mettre en œuvre », ajoute Tracey Newton. RPS possède des licences pour les catalogues de contenus de formation Cornerstone Compétences professionnelles, Stratégie de conformité et Direction et management. Mais la société utilise également Create Tool pour créer des contenus en interne en raison de la nature hautement spécialisée de certains rôles au sein de l'entreprise.

Et ensuite ?

Après le lancement des plateformes Performance, Recruiting et Learning et après le déploiement de la solution d'apprentissage mobile, RPS souhaite laisser à ses collaborateurs un temps d'adaptation avant d'introduire d'autres fonctionnalités de Cornerstone. Mais l'équipe RH a déjà de nombreuses idées audacieuses pour donner aux collaborateurs encore plus de contrôle sur leur progression de carrière. « J'aime l'idée d'une expérience de type "Choisissez votre propre aventure" appliquée aux performances. C'est cette direction que je voudrais suivre. Mais pour être honnête, il faudra attendre au moins un ou deux ans, car nous devons continuer à intégrer les solutions déjà mises en place », commente Tracey Newton.