Animates e Animates Vetcare sono il marchio più popolare del settore pet della Nuova Zelanda. L'azienda, leader del mercato, ha una storia lunga oltre 20 anni e conta 45 punti vendita sparsi sul territorio, 28 toelettature e quasi 20 cliniche veterinarie. Vanta un organico di oltre 900 addetti, compresi veterinari professionisti, toelettatori e rivenditori specializzati a tempo pieno od occasionali. La crescita di Animates prosegue a ritmi vertiginosi nonostante il difficile contesto economico, grazie a un'offerta che coniuga l'eccellenza dei prodotti con prezzi vantaggiosi. Gli strumenti HR di Animates, compresi quelli relativi al processo di recruiting e all'ambito L&D, non riuscivano a stare al passo con la crescita esponenziale dell'azienda.
L'organizzazione si appoggiava principalmente a farraginosi processi cartacei e i contenuti formativi non rispondevano alle esigenze diversificate della forza lavoro, comprendente membri del team retail con contratti a tempo indeterminato e occasionali, professionisti delle toelettature e staff altamente qualificato delle cliniche veterinarie.
Il sistema precedente di Animates, chiamato “The Cage”, era una semplice intranet che comprendeva un sistema di gestione dei documenti, uno di gestione della formazione e uno per il recruiting con possibilità di monitorare i candidati.
La Head of People and Capability di Animates, Juliet Davies, ha spiegato: “Non avevamo una fonte unificata da cui attingere le informazioni. Ci affidavamo al sistema di gestione delle buste paga per estrapolare i dati sui dipendenti. Non c'era nulla di integrato. Il sistema non era abbastanza sofisticato da rispondere alle nostre esigenze e questo comportava un notevole carico di lavoro per il team addetto al personale, che doveva utilizzare fogli di lavoro, SmartSheets e altri strumenti per cercare di monitorare e gestire le informazioni sui dipendenti. Tutto era cartaceo e richiedeva molto tempo e lavoro amministrativo”.
Il problema non era solo il fatto che il sistema fosse macchinoso: Juliet temeva che non avere una soluzione che supportasse uno sviluppo autonomo e strutturato dei dipendenti, compreso un percorso di carriera retail, avrebbe inciso negativamente sul coinvolgimento e portato a un incremento del turnover del personale.
Per rispondere alle crescenti esigenze delle proprie attività, Animates aveva bisogno di una soluzione a 360° solida, intuitiva e che fungesse da fonte unica da cui ricavare informazioni.
Aspettative chiare
Dopo avere effettuato ricerche sulle soluzioni disponibili sul mercato, e avere preso contatti preliminari con diversi fornitori, il team People and Capability di Animates ha sviluppato un'idea chiara dell'esperienza che voleva fornire ai membri del team e, quindi, delle funzionalità del sistema e dei risultati che avrebbe dovuto generare. Dopo avere scremato l'elenco di fornitori, l'azienda ha avviato una gara d'appalto con una visione molto chiara delle proprie aspettative.
La meticolosità e le ricerche di Animates hanno permesso a Cornerstone di proporre con facilità una soluzione personalizzata che avrebbe sicuramente risposto alle mutevoli esigenze dell'organizzazione e del personale.
Implementazione fluida
Il team People di Animates includeva sette persone, una delle quali non è stata coinvolta nel processo perché si occupava di salute, sicurezza e benessere. L'implementazione doveva essere fluida, con un margine di errore minimo. Appena il consiglio d'amministrazione ha approvato la proposta, il team si è messo all'opera. “Il partner di implementazione di Cornerstone, Tomorrow's People, ci ha consigliato di procedere in due fasi”, ha spiegato Juliet. “Abbiamo iniziato con le risorse umane e la formazione. Dopodiché, siamo passati al gruppo di funzionalità che comprendeva recruiting, onboarding, performance e successione aziendale. Abbiamo quindi diviso il processo in due metà.”
La procedura completa ha richiesto meno di 11 mesi. “Penso che Cornerstone e Tomorrow's People siano stati fantastici fin da subito, oltre che molto chiari. Il project manager di Tomorrow's People si è assicurato che tutti portassero a termine i propri compiti settimanali”, ha detto Juliet.
“Tutti hanno fatto la propria parte. Il progetto ha coinvolto a fondo il team di Animates perché tutti puntavamo allo stesso risultato. Anche intraprendere il processo di gestione del cambiamento è stato semplice e credo che tutto questo abbia fatto un'enorme differenza.”
Processo di onboarding senza pensieri
Proprio come il processo di implementazione, anche quello di onboarding è stato estremamente fluido. Il team di Animates ha adottato un approccio misto organizzando una serie di webinar per ciascun modulo a cui i membri dei team hanno partecipato a seconda della loro divisione e della rilevanza dei contenuti, approfondendo come avrebbero interagito con la piattaforma per quanto riguardava le HR e la formazione.
“Abbiamo anche realizzato dei documenti relativi ai flussi di lavoro per fornire ai membri dei team delle guide di riferimento rapide e delle falsarighe a cui appoggiarsi per gestire i processi meno frequenti”, ha spiegato Hannah Fossum, L&D Manager di Animates. “Tutti i membri del team, che amministravano le diverse parti di un modulo, si sono messi a disposizione in determinati orari per consentire alle persone di incontrarli per degli approfondimenti.”
“Per i membri dei team, passare da una gestione cartacea a una automatizzata tramite un'unica piattaforma è stato un cambiamento enorme, quindi il supporto ininterrotto che la nostra squadra ha fornito ai clienti interni è stato fondamentale.”
Ritorno sull'investimento
Considerata la velocità di implementazione e dato che Animates sta ancora ultimando i percorsi di carriera, è troppo presto per misurare formalmente il successo attraverso dati quantitativi. Tuttavia, il team di Animates è già in grado di indicare degli episodi sintomo di successo: “Vediamo che gli utenti cercano autonomamente e proattivamente dei contenuti come risorse di formazione facoltative in merito a situazioni concrete che affrontano in negozio o in clinica. Le persone stanno prendendo le redini della propria formazione e del proprio sviluppo, il che è fantastico. Per quanto riguarda le metriche usate per le misurazioni, al momento ci stiamo basando su riscontri fattuali, dato che è passato poco tempo dal lancio.”
Qual è il prossimo passo?
Ora Animates dovrà finalizzare la componente relativa ai percorsi di carriera: un altro elemento decisivo che ha fatto ricadere la scelta su Cornerstone. Hannah ha spiegato: “Se da un lato possiamo appoggiarci a piani di sviluppo e checklist di osservazione per un elemento fondamentale come la formazione formale, è possibile elaborare un'esperienza di apprendimento adeguata solo sfruttando anche le altre parti della piattaforma. Si tratta di un vero e proprio percorso in cui i leader dei team aiutano i membri a realizzare i propri obiettivi di carriera. Sviluppare e concretizzare questo aspetto sarà essenziale per il buon funzionamento della nostra azienda”.
Animates sta anche lavorando ai suoi contenuti formativi. Considerata la tipologia di business e la reputazione di cui gode nell'ambito della cura degli animali, l'organizzazione deve basarsi su contenuti ad hoc. Hannah ha aggiunto: “Di sicuro attingeremo alla libreria di Cornerstone Learning e ci aiuteremo con risorse avanzate come alcuni degli strumenti cognitivi e delle risorse Ted Talk disponibili. È incredibile”.
“Non ha senso riprodurre qualcosa se è già perfetto per il suo scopo, ma, solitamente, creiamo internamente i nostri contenuti formativi. In qualità di fonte attendibile per le informazioni relative alla cura degli animali, tutte le nostre risorse di apprendimento devono essere viste attraverso la lente della salute e del benessere degli animali, soprattutto per i membri dei team retail.”
“La nostra attività retail ha qualcosa di speciale che solo dei contenuti di formazione personalizzati possono esprimere. Al momento, stiamo lavorando per migliorare i percorsi di carriera per i negozi al dettaglio: siamo solo all'inizio”, ha affermato Hannah.
Animates sta studiando i contenuti per gli addetti alle vendite, anche nelle posizioni senior, e sta elaborando delle opportunità per consentire il passaggio a ruoli di leadership e di crescita professionale all'interno dei punti vendita. Attraverso il portale, l'azienda punta a perfezionare il quadro di competenze dirigenziali e l'offerta di contenuti formativi in materia di leadership.
