Il modello industriale del XX secolo era fondato su un insieme di competenze piuttosto stabile che veniva trasmesso su larga scala ai dipendenti presenti e futuri. Gli strumenti erano pensati per durare a lungo e le competenze decadevano abbastanza lentamente. La formazione veniva somministrata e le aziende erano produttive. Oggigiorno le tecnologie, le prassi e le aspettative cambiano troppo rapidamente per continuare a seguire questa strada compartimentata. L'apprendimento riguarda tutti i livelli e deve essere continuativo all'interno delle organizzazioni. Cornerstone ha chiesto il parere di due professionisti di settori completamente diversi in merito a questo cambiamento: Jean-Charles Noirot di Sopra Steria, azienda di servizi, e Sirikit Beri di Axens, un'azienda manifatturiera.
Il costo della mancata formazione
Le aziende hanno ben chiaro il legame tra competenze e prestazioni, ma come si concretizza? Quali strumenti adottano le organizzazioni per formare i team e con quali risultati? Jean-Charles Noirot, Deputy Director di Sopra Steria Academy, e Sirikit Beri, L&D Manager del gruppo Axens, sono stati intervistati da Nadine Buis-Lecomte, Client Management Director di Cornerstone, a margine della conferenza Learning Technologies che si è svolta a Parigi a febbraio 2023.
Prima lezione: è molto più difficile misurare il ritorno sull'investimento della formazione rispetto al costo dell'ignoranza. Nadine Buis-Lecomte cita anche una statistica sorprendente estrapolata da uno studio condotto da PwC: la carenza di competenze digitali dei manager costa alle aziende 44 minuti di efficienza al giorno per ciascun manager. Tradotto in cifre, questo significa che in un'attività con 2.500 dipendenti, i manager guadagnerebbero 10 minuti di efficienza al giorno, con un risparmio di 2,9 milioni di euro. Questa situazione si è amplificata con la pandemia: ci si aspetta che i manager abbiano maggiori competenze digitali e che sappiano utilizzare gli strumenti digitali.
Qual è però l'impatto concreto di queste sfide sulle aziende?
Trasformarsi in un'azienda che promuove la formazione
"Sopra Steria è un'azienda di servizi", afferma Jean-Charles Noirot. In questo settore: "Il successo dell'organizzazione è strettamente connesso alle competenze dei dipendenti. Tanto più nell'ambito digitale, in cui le competenze diventano obsolete ancora più rapidamente". Il mercato dei servizi digitali si sta sviluppando a una velocità record e le aziende di settore devono prestare molta attenzione a soddisfare le aspettative dei clienti, oltre a essere in grado di anticipare i progressi tecnologici.
Per affrontare queste sfide: "Sopra Steria ha intrapreso un percorso per diventare una vera azienda che promuove la formazione", sostenendo "quotidianamente lo sviluppo delle competenze dei dipendenti, ma anche promuovendo il desiderio di condividere le conoscenze all'interno dei team". Sopra Steria conta in effetti su 1.500 formatori interni: la condivisione delle conoscenze è entrata a far parte della cultura del gruppo.
Tuttavia, secondo Sirikit Beri, la formazione è correlata anche con il mondo esterno e ci consente di monitorarne i cambiamenti. Axens è un'azienda leader nel settore petrolifero e del gas, attiva principalmente nello sviluppo di tecnologie per la raffinazione e la produzione di semilavorati petrolchimici. Axens sta subendo pressioni su due fronti: l'attività principale si sta spostando verso la produzione di biocarburanti e le nuove funzioni aziendali derivanti da questa transizione energetica richiedono nuovi servizi e, quindi, la creazione di nuovi ruoli lavorativi. In tutti questi ambiti, fornire formazione sulle tecniche utilizzate sul campo fa sì che l'azienda rimanga competitiva e sia addirittura in grado di prevedere gli sviluppi futuri. "Utilizziamo la formazione come uno strumento per rimanere sintonizzati con l'ambiente di lavoro e con il mercato", afferma Sirikit Beri.
Strumenti digitali a sostegno della formazione
Per implementare e gestire la formazione interna, entrambe le organizzazioni si appoggiano a un LMS, nello specifico a quello di Cornerstone. Gli LMS sono strumenti complessi e modulari e l'impatto che sortiscono sulle politiche di formazione delle aziende dipende principalmente da come queste ultime li utilizzano.
Un LMS può avere diversi ruoli nello sviluppo di una cultura della formazione. Ovviamente, uno di questi è "l'introduzione di strumenti di formazione su ampia scala come elemento del nostro sviluppo delle competenze in Francia", ha spiegato Sirikit Beri, e all'interno di varie filiali di Axens, in linea con le strutture già esistenti nelle singole aziende. Questo tipo di piattaforma costituisce però anche un modo per accedere ai contenuti di formazione: l'organizzazione ha lanciato la sua accademia 3 anni fa: "Utilizziamo Cornerstone come una libreria di contenuti sempre accessibile in modo autonomo".
Proprio come Sopra Steria, Axens sprona i dipendenti a sviluppare contenuti. "La nostra azienda è altamente tecnologica e riteniamo che i nostri formatori interni siano una risorsa preziosa." Gli ingegneri sfruttano lo strumento per "condividere le proprie conoscenze che possono, a loro volta, essere inserite in moduli di e-learning o in corsi di formazione ibridi...". Anche trasformare le conoscenze degli esperti in contenuti per l'apprendimento costituisce una competenza in sé: chi vi si dedica deve essere in grado di individuare "gli elementi chiave e ciò che gli utenti devono ricordare" in modo da progettare i contenuti. Per gli ingegneri, si tratta di una competenza in più, oltre a costituire uno stimolo mentale.
Sviluppare la richiesta di formazione
Come dice un vecchio adagio, non c'è peggior sordo di chi non vuol sentire. Non basta fornire un'ampia gamma di contenuti di formazione: le aziende devono accendere il desiderio di formazione e trasformarlo in un elemento chiave delle vite lavorative dei dipendenti. Come sottolineato da Nadine Buis-Lecomte di Cornerstone, il catalogo di formazione dovrebbe costituire una risorsa accessibile a tutti nei momenti di difficoltà, senza che sia necessario ricevere un'autorizzazione per utilizzarlo.
"Nel nostro ufficio francese, capitava spesso che dovessimo aspettare che i manager autorizzassero le sessioni di formazione. Ora invece facciamo leva sul fatto che i contenuti sono sempre disponibili per coinvolgere i dipendenti nello sviluppo dei propri percorsi di apprendimento. Abbiamo creato una vera cultura della formazione all'interno dell'organizzazione" in cui i dipendenti sono visti e devono agire come "il primo anello della catena della trasformazione aziendale".
Un elemento essenziale per stimolare l'apprendimento e migliorare l'esperienza di formazione è adattare il percorso di formazione a ciascun individuo. "Alcuni dipendenti si dimostrano più autonomi nell'apprendimento", spiega Jean-Charles Noirot, "altri di meno. Alcuni sfruttano fino in fondo i contenuti di formazione digitali, altri preferiscono le sessioni di gruppo, siano esse virtuali o in presenza." Essere in grado di offrire una gamma di metodi di formazione diversi costituisce un vantaggio innegabile quando si cercano modi per coinvolgere i dipendenti nell'apprendimento.
Che sia stato reso possibile dalla tecnologia oppure che si sia trattato di soddisfare un'aspettativa preesistente, una cosa è certa: l'approccio dei dipendenti al proprio percorso di formazione è cambiato radicalmente. Jean-Charles Noirot ha assistito a "un cambiamento nel mondo dei servizi e, nello specifico dei servizi digitali, nell'arco degli ultimi 20 anni. Prima, si riteneva che in generale fosse compito dei manager supervisionare la crescita dei dipendenti che, dal canto loro, erano meno consapevoli dei vantaggi derivanti dal miglioramento delle proprie prospettive occupazionali. Oggigiorno sono molto più motivati e non hanno bisogno di incentivi. Devono solo ricevere gli strumenti e li utilizzeranno in linea con le proprie aspettative". Disporre di "contenuti di formazione più modulari e decisamente più specifici", suddivisi in sessioni più brevi e, quindi, maggiormente compatibili con la pianificazione del tempo, ha sortito un effetto molto positivo su questo cambiamento.
Anche i contenuti creati da esperti interni favorisce il coinvolgimento, secondo Sirikit Beri. I temi più tecnici attirano i dipendenti che non lavorano necessariamente in quegli ambiti perché vogliono comprendere meglio cosa fa l'azienda, soprattutto quando è necessario affrontare le sfide della transizione energetica. Si tratta di una funzionalità essenziale di un'azienda che incentiva la formazione: i dipendenti comprendono più a fondo i ruoli dei colleghi grazie a una cultura della documentazione condivisa.
Misurare l'impatto della formazione sulle prestazioni: il dubbio amletico
Dovremmo misurare il ROI della formazione? "Questa sì che è una domanda spinosa", ha affermato Jean-Charles Noirot. "Oggigiorno, grazie agli strumenti LXP, possiamo misurare il volume dei contenuti creati e quanto questi ultimi hanno incrementato le attività e le conversazioni fra dipendenti, quali sono i materiali più utilizzati, quali generano un coinvolgimento maggiore." Tutto questo ci dà un'idea del livello di capitalizzazione delle conoscenze derivante dalla politica di formazione.
Ottenere un dato preciso relativo all'impatto sulle prestazioni è più complicato. "Lo sviluppo delle competenze rientra fra gli elementi che contribuiscono positivamente a un'azienda." Jean-Charles Noirot ha spiegato che Sopra Steria collabora con un partner per avere un quadro più chiaro di questo apporto. "Individuare il ritorno sull'investimento preciso derivante dalla formazione è difficile", sostiene Sirikit Beri. "Tuttavia, i nuovi programmi che abbiamo introdotto (come lo sviluppo congiunto e il coaching da remoto) vengono discussi regolarmente nel corso delle valutazioni annuali e inseriti nei questionari relativi alle necessità formative. I dipendenti che hanno tratto vantaggio da questi programmi, ne parlano con i colleghi. Questo impatto non si rispecchia in una misurazione formale delle prestazioni, ma è tangibile."
Oltre alla misurazione del ROI, Nadine Buis-Lecomte sottolinea che non dobbiamo dimenticare che una cultura della formazione gioca un ruolo importante nella fidelizzazione dei dipendenti e sprona i talenti a rimanere all'interno dell'azienda, sia grazie ai materiali offerti che alla possibilità dei dipendenti di condividere le proprie conoscenze attraverso la creazione di contenuti. Si tratta di un vantaggio notevole, specialmente in questo periodo di difficoltà nelle assunzioni e di mancanza di soddisfazione da parte dei dipendenti.
Un'azienda che favorisce la formazione non dovrebbe accontentarsi di lanciare un piano di apprendimento aggiornato una volta all'anno. Si tratta naturalmente di un passo fondamentale dal punto di vista della pianificazione, ma limita la reattività dell'azienda in diverse situazioni. Dovrebbe essere possibile creare, implementare e interagire con i contenuti di formazione in qualsiasi momento e in qualsiasi ruolo, in modo da rispondere a un'esigenza specifica o a una lacuna di competenze. La formazione è uno strumento di valorizzazione, sviluppo e potenziamento delle prestazioni. Oggigiorno, tutto questo è reso possibile dagli strumenti digitali che, però, vanno affiancati a una cultura della formazione genuina in cui i responsabili e i manager aziendali favoriscano la formazione e siano d'esempio.
