10 modi per valorizzare i colloqui individuali

Uno dei presupposti fondamentali per essere un leader efficace è organizzare colloqui individuali periodici con lo staff. Tuttavia, spesso ai dipendenti questi incontri sembrano solo una tortura priva di pianificazione e di obiettivi specifici. In questi casi, i responsabili devono riconoscere che il valore di tali interazioni va oltre la mera formalità. Affinché i colloqui individuali siano fruttuosi, i leader devono prepararsi in anticipo, stabilire in modo chiaro i punti da discutere e ascoltare attivamente le preoccupazioni e il feedback dei dipendenti.

I manager devono comprendere che i colloqui individuali sono un'opportunità per promuovere una relazione lavorativa positiva, offrire delle indicazioni e fornire ai dipendenti una cornice in cui esprimere le proprie riflessioni e idee. Dimostrando un interesse genuino nei confronti dello sviluppo professionale e del benessere di ciascun membro del proprio team, i leader possono creare un ambiente di fiducia e collaborazione, rendendo i colloqui uno stimolo anziché un momento temuto.

1) Calendarizza i colloqui: fai sì che i colloqui individuali diventino un evento ricorrente e trasformali in una priorità. Annullare o rimandare continuamente gli incontri con i dipendenti rinforza l'idea che questi ultimi non siano poi così importanti. Prevedi un arco di tempo adeguato per le sessioni e, se possibile, evita di programmare più colloqui uno in fila all'altro.

2) Pianifica: prepara i contenuti della discussione, non improvvisare. Prima del colloquio, prenditi 5-10 minuti per scrivere i tuoi obiettivi. Comunica ai dipendenti che anche loro devono presentarsi al colloquio preparati. Crea un elenco di punti condiviso e lascia che sia il collaboratore a prendere la parola per primo.

3) Concentrati sui dipendenti: fai sì che i collaboratori siano liberi di esprimersi. Mantieni la concentrazione e interagisci. Chiedi al dipendente come risolverebbe il problema prima di fornire il tuo feedback o la tua opinione. Non controllare mai la mail o i messaggi e non rispondere alle telefonate nel corso del colloquio. Se si tratta di una vera emergenza, qualcuno verrà a cercarti.

4) Celebra le vittorie: riconosci e celebra i traguardi raggiunti dal dipendente, sottolineandone l'importanza ed esprimendo la tua ammirazione. Troppo spesso i manager passano al progetto o all'incarico successivi senza prendersi il tempo di riconoscere i meriti del collaboratore per ciò che ha appena creato o implementato.

5) Concentrati sul futuro, non sul passato: dedica la maggior parte del colloquio a parlare di attività ed eventi futuri. Se il dipendente non ha molta esperienza, aiutalo a trovare l'approccio più indicato. Se invece è un veterano, lascia che illustri la sua strategia. Se devi effettuare un'analisi di un progetto o di un evento conclusi, è meglio organizzare una riunione a parte con tutti i collaboratori coinvolti.

6) Indica i risultati attesi: aiuta il dipendente a delineare gli obiettivi di un progetto e i risultati sperati. Sii specifico e il più diretto possibile così che il collaboratore sappia a cosa deve puntare. Non entrare troppo nei dettagli di come il risultato debba essere raggiunto perché probabilmente l'approccio del dipendente sarà diverso dal tuo. Lasciandolo libero di trovare la propria strada, potrete entrambi cogliere un'opportunità di apprendimento migliore.

7) Concentrati sui punti di forza: le persone adorano sentirsi apprezzate per ciò che fanno bene. Vogliono la conferma che i loro punti di forza non passino inosservati. Troppo spesso i manager pensano che a loro spetti fornire feedback sulle aree di miglioramento. A volte, è necessario offrire un feedback costruttivo, ma avrai una maggiore efficacia se inizi con i punti di forza per poi passare agli ambiti che il collaboratore deve sviluppare ulteriormente.

8) Fai le domande giuste: il dipendente saprà che stai ascoltando attivamente se poni delle domande adeguate e stimolanti. Non si tratta però di un interrogatorio. I quesiti dovrebbero aiutarti a comprendere la situazione e consentirti di individuare le decisioni, le azioni o i risultati significativi o aiutare il dipendente a capire quali elementi deve pianificare in modo più approfondito.

9) Condividi le informazioni: dopo che il dipendente ha finito di parlare, comunicagli le informazioni necessarie. I collaboratori vogliono rimanere aggiornati e apprezzano che si approfondisca con loro quanto discusso durante le riunioni con il team. Non deve trattarsi di contenuti confidenziali, ma piuttosto di notizie riguardanti l'azienda e di informazioni che hanno un impatto sul loro ruolo.

10) Chiedi come puoi essere d'aiuto: essere un buon manager significa anche chiedere ai dipendenti come puoi aiutarli. Evita di fare supposizioni su come dovresti intervenire e chiedi loro direttamente in che ambiti puoi essere di supporto. Mettiti nei panni del dipendente. Talvolta, evitare di offrire troppo aiuto può costituire un'opportunità di apprendimento migliore rispetto a fornire un sostegno eccessivo quando non è necessario.