Ayuntamiento de Kobe: un contenido diverso para la formación voluntaria del personal

Para favorecer el desarrollo del talento, el ayuntamiento de Kobe implantó un sistema de gestión de la formación (LMS) y creó una plataforma de formación para sus empleados con Cornerstone Learning.

Alrededor de 14.000 empleados utilizan el LMS municipal de Kobe, y es un sistema integral que refuerza la estrategia de desarrollo de recursos humanos del ayuntamiento y contribuye a la transformación de su cultura organizativa. A través de la gestión centralizada de la formación en grupo y el aprendizaje electrónico, así como la recopilación y el aprovechamiento de los datos históricos, el sistema contribuye a que los trabajadores se interesen por mejorar de forma proactiva sus competencias y su trayectoria profesional en un entorno social cambiante.

Desde su fundación en 1889, Kobe, una ciudad de proyección internacional, ha fomentado su espíritu progresista, como demuestran proyectos como la peatonalización de Sannomiya o el concepto de Hydrogen Smart City Kobe para convertirla en una ciudad neutra en carbono. Estas iniciativas reflejan el Plan Básico de Desarrollo de Recursos Humanos de la ciudad, que recalca el espíritu de superación, liderazgo y creatividad.

Takeshi Hideshima, director de la Unidad de Desarrollo de Recursos Humanos, nos habló de los retos a los que se enfrenta la ciudad en materia de formación.

«Para la ciudad de Kobe el desarrollo del personal siempre ha sido un tema prioritario, razón por la que está promoviendo varias iniciativas. Como piedra angular del desarrollo del talento, la Oficina de Formación del Personal ha estado planeando y poniendo en marcha programas formativos, además de adaptar el entorno de aprendizaje a las necesidades de cada empleado, a través de una combinación de formación en grupos y en línea. Sin embargo, debido a los recientes cambios en los estilos de trabajo y a la pandemia de la COVID, urge ampliar el programa de formación del personal para satisfacer un abanico más amplio de necesidades, promover una gestión de la formación que anime a los empleados a aprender por iniciativa propia y utilizar los datos obtenidos para el desarrollo del personal», afirma Takeshi Hideshima.

Para hacer frente a estos retos, el ayuntamiento de Kobe modernizó su plataforma de formación recurriendo nuestro LMS, añadiendo funciones para la gestión del historial de cursos individuales, la formación centralizada y la creación de contenidos sobre temas específicos.

«Como departamento responsable de la formación, decidimos implantar un LMS con el propósito de poder avanzar siempre que sea necesario. Como iba a representar un desembolso importante y era un proyecto de una envergadura sin precedentes, optamos ante todo por un sistema que el personal quisiera utilizar», declara Hideshima.

Tras evaluar distintos servicios, elegimos Cornerstone Learning como base para una nueva plataforma de formación del personal. Gestionar la formación de forma centralizada nos ha permitido mejorar la eficiencia administrativa. La plataforma permite a los usuarios formarse por su cuenta, mientras que a los administradores les proporciona herramientas para identificar, notificar y supervisar el historial de cursos de los posibles asistentes. Además, al ser públicos el historial de los cursos realizados por cada usuario y la lista de los cursos de formación más populares de cada departamento, el sistema promueve que los empleados aprendan por iniciativa propia, lo que favorece el desarrollo del personal.

Mayumi Aso, directora de la Oficina de Formación del Personal del Departamento de Asuntos Administrativos y Financieros, nos dijo que eligió Cornerstone Learning por su interfaz de usuario intuitiva y por lo completas que son sus funciones de gestión de la formación.

«Probamos varios servicios, pero Cornerstone destacó por su facilidad de uso. Para dar con un LMS que el personal vaya a usar de verdad, es imprescindible que tenga elementos que hagan que apetezca entrar y sea divertido aprender. El diseño era uno de los aspectos más importantes para nosotros, ya que queríamos que el LMS fuera cómodo de usar, para que el personal no solo lo usara cuando se le asignaran sesiones de formación, sino que también quisiera aprovecharlo para aprender por su cuenta», afirma Aso.

Otro factor determinante fueron las muchas funciones de Cornerstone Learning que fomentan la comunicación, como la función de comunidad, que permite a los usuarios crear grupos con compañeros de formación y otros empleados con intereses similares para conocerse y comprenderse mejor.

«Llevábamos tiempo usando herramientas de chat y entendimos, a partir de nuestra experiencia, que disponer de un entorno que nos permitiera hacernos consultas entre nosotros sobre cuestiones que iban más allá de los límites de la organización se traduciría rápidamente en mejores resultados empresariales y revitalizaría la organización. Me parece muy beneficioso contar con una solución que permita una comunicación que trascienda los límites de la organización», asegura Mayumi Aso.

Otras características muy valoradas son la función de lista de reproducción, que permite a los usuarios recopilar y compartir contenidos de formación que les resulten interesantes, y la función de insignia, que permite al usuario enviar comentarios de agradecimiento a quienes le han ayudado a hacer su trabajo.

El LMS del ayuntamiento de Kobe, que funciona con la tecnología de Cornerstone Learning, cuenta ahora con más de 700 módulos de formación desarrollados de forma exclusiva. Estos recursos están dirigidos fundamentalmente a los nuevos empleados, junto con formación específica por niveles y temas. Cabe destacar que los responsables de varios departamentos ajenos al Centro de Formación del Personal han colaborado en la creación de más de 240 de estos módulos de formación especializada.

«Poder crear fácilmente contenidos a medida por departamento o sección era un requisito que tuvimos muy en cuenta desde el principio y, tal y como esperábamos, ahora se crean los contenidos que hacen falta en el momento en que se necesitan. Por ejemplo, nos gustaría aumentar los contenidos en campos especializados como la extinción de incendios, la arquitectura y la ingeniería civil, así como desarrollar un entorno en el que la formación directamente aplicable al trabajo de los empleados se imparta en directo», afirma Aso.

Yoshinori Sugimura, encargado de ofrecer asistencia al equipo del ayuntamiento de Kobe con el LMS en el Centro de Formación del Personal, añade: «Cada vez recibimos más consultas de responsables de distintos departamentos que quieren crear sus propios contenidos formativos. De hecho, hemos recibido preguntas concretas del Cuerpo de Bomberos y de la Oficina de Planificación y Coordinación sobre cómo se crean y se guardan contenidos en el sistema. No cabe duda de que cada vez se usa más el LMS dentro de la agencia», asegura, para luego añadir que están aumentando los esfuerzos proactivos de cada departamento o sección.

Además, están observando una tendencia creciente entre los empleados a participar de forma voluntaria en cursos no obligatorios. Por ejemplo, un empleado, tras ser destinado temporalmente a una empresa privada para formarse, compartió su experiencia públicamente. A pesar de que solo se podía acceder al curso fuera del horario laboral, unas 300 personas lo hicieron en el plazo de un mes. Cornerstone Learning, que cuenta con una herramienta de búsqueda de contenidos y un motor de recomendaciones impulsado por inteligencia artificial, sugiere contenidos formativos a medida en función de las responsabilidades de cada puesto, las áreas de interés del usuario y el historial de cursos realizados. Se prevé que esta función fomente aún más la formación autónoma entre los empleados.

El ayuntamiento de Kobe está acelerando el proceso de desarrollo de su personal, poniendo especial énfasis en la innovación, el liderazgo y la creatividad, y fomentando una visión flexible para lograr una administración municipal ágil que responda a las demandas cada vez más diversas, complejas e intrincadas de la ciudadanía. El ayuntamiento también ha revelado su intención de diversificar su plantilla, para lo cual ampliará la contratación de profesionales con experiencia, dejando atrás su actual práctica de contratación de recién graduados. El LMS de Kobe está a punto de tomar un papel todavía más importante como columna vertebral de la formación del personal, reforzando esta estrategia de recursos humanos en evolución.

El ayuntamiento de Kobe pretende aprovechar funciones como la interacción dentro de la comunidad, la creación de listas de reproducción y la concesión de insignias, entre otras, para mejorar la comunicación entre los empleados.

«Por ejemplo, si alguien concede una insignia como muestra de agradecimiento a un compañero por haberle ayudado a resolver un problema dándole información o consejos, la insignia se convierte en un logro del empleado al que se le entrega. La "lista de reproducción" sirve para que los empleados puedan consultar qué contenidos han visto sus superiores más respetados o los compañeros que más destacan, además de los contenidos que más les interesan, para que los utilicen como referencia para su propio estudio. Nos gustaría añadir funciones para potenciar este tipo de comunicación, con el fin de hacer del LMS "un medio natural para el personal"», asegura Mayumi Aso.

El ayuntamiento de Kobe ha sabido aprovechar el poder del sistema de gestión de la formación para fomentar la adaptación rápida de su personal a los cambios constantes de nuestros tiempos. El LMS del ayuntamiento de Kobe empodera al personal para que tome la iniciativa, aprovechando al máximo la experiencia de usuario y las funciones que ofrece Cornerstone Learning CSX. El LMS del ayuntamiento de Kobe está en constante evolución y es una plataforma de formación que fomenta el aprendizaje proactivo entre el personal.