Digitales Onboarding leicht gemacht

Die Pandemie hat die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Auf viele Bereiche hat das einen durchaus positiven Effekt gehabt: Unternehmen, bei denen Remote Work vor Corona noch ein Ding der Unmöglichkeit war, sind mittlerweile umgeschwenkt und haben die Vorteile des Homeoffice kennen und lieben gelernt. Doch die positive Entwicklung hin zu ortsunabhängiger Arbeit hat in HR-Abteilungen auch einige Fragestellungen aufgeworfen. Darunter auch Fragen, die zu Beginn der Pandemie noch nicht aufgekommen wären, da diese Probleme noch nicht im Bewusstsein waren. Dabei zeigten sich vor allem im Recruiting wenige Fragestellungen, da die meisten Unternehmen vor einem Einstellungsstopp standen. Ein Jahr später sieht das schon wieder ganz anders aus: Viele Unternehmen betreiben ihr Recruiting wieder wie vor der Krise. Doch genau hieraus ergibt sich die Frage, wie man neue Mitarbeiter im Homeoffice onboarden kann. Ein klassischer Prozess mit viel persönlichem Kontakt wirkt in Zeiten von Abstand halten, Masken und Remote Work eher komisch. Einfach digitalisieren lässt sich ein Prozess, in dem sich sowohl das Unternehmen als auch der neue Mitarbeiter erst einmal kennenlernen müssen leider nicht so einfach. Wie ein digitaler Onboarding-Prozess trotzdem klappen kann, erklären wir in den nächsten Schritten anhand eines klassischen Onboardings.

Onboarding startet schon beim Hiring

Eins vorweg: Das Gerücht, Onboarding beginne erst mit dem ersten Arbeitstag, hält sich hartnäckig. Anhänger dieser Theorie liegen damit allerdings falsch. Man könnte sogar argumentieren, dass das Onboarding schon beim Hiring startet: müssen doch Arbeitnehmer und Arbeitgeber schon vor der Vertragsunterzeichnung wissen, ob sie zueinanderpassen. Dazu gehört es auch, dass Unternehmen am besten schon in Ihrer Stellenanzeige auf die aktuelle Unternehmenssituation in der Pandemie eingehen, damit Bewerber sich sicher sein können, dass die Ausschreibung noch aktuell ist. Darüber hinaus sollten Unternehmen dringend abklären, ob der jeweilige Bewerber überhaupt zu ihnen passt und ob er mit ortsunabhängiger Arbeit zurechtkommt. Nicht Jeder kann und möchte von zu Hause arbeiten, geschweige denn digital eingearbeitet werden. Unternehmen sollten daher unbedingt einen Qualifizierungsprozess forcieren: ermöglicht durch beispielsweise Vorpraktika oder Testaufgaben. Aber auch Bewerbern muss es ermöglicht werden, einen Einblick in die Unternehmenskultur zu erhalten, um so auch für sich klarmachen zu können, ob man zum Unternehmen passt.

Preboarding: Vorbereitung auf den Start

Schon mit der Unterschrift des Arbeitsvertrages startet das Preboarding. Unternehmen sollten neuen Mitarbeitern schon vor dem ersten Arbeitstag wichtige Informationen zukommen lassen, um so die Basis für einen guten Start in den neuen Job zu ermöglichen. Zu diesen Informationen gehören beispielsweise wichtige Ansprechpartner und Fakten zum Unternehmen. Schritte, die auch problemlos digital dargestellt werden können. Dazu sollten Personaler allerdings beachten, dass neue Kollegen zuvor die benötigte technische Ausstattung, wie Laptop und Headset schon vorab per Post erhalten. Dabei sollten Unternehmen darauf achten, dass sie die benötigten Programme, wie Mail-Client, eine Office-Suite und Kollaborationstools (wie Teams, Slack und Zoom) schon vorinstalliert und eingerichtet sind. Ist sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter technisch ausgestattet ist, ist gerade in der aktuellen Zeit der persönliche Kontakt in der Eingewöhnungsphase überaus wichtig. Warum nicht also Bewerbern einen persönlichen Paten zur Seite stellen? Dieser kann den neuen Kollegen dann virtuell begleiten und etwaige Fragen beantworten und über die Besonderheiten des Unternehmens aufklären. Dabei können auch kreative Formate wie beispielsweise eine digitale Officetour forciert werden. Sinnvoll kann es bereits an dieser Stelle sein, den neuen Mitarbeiter über digitale Kollaborationstools, wie Teams oder Slack vorzustellen. Weiterhin bietet es sich an, dem Bewerber Zugang zur Learninganwendung des Unternehmens zu gewähren. Hier können dann bereits Materialen zur Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag bereitgestellt werden.

Orientierungsphase: Erstmal ankommen

Mit dem ersten Arbeitstag startet dann die Orientierungsphase, hier sollte es zunächst darum gehen, den neuen Kollegen in der Firma willkommen zu heißen und ihn vorzustellen. Vor der Pandemie hätten sich hierzu ein Rundgang durch das Unternehmen oder ein gemeinsames Mittagessen angeboten. Im Homeoffice ist diese Form des Kennenlernens natürlich nicht direkt möglich. Doch die Einarbeit eines neuen Mitarbeiters ist – sofern noch nicht geschehen – der richtige Moment, ein regelmäßiges digitales Get-together einzuführen. Gemeinsame digitale Kaffeepausen oder Learning Lunches eignen sich perfekt, um neue Mitarbeiter vorzustellen und alle Kollegen kennenzulernen. Falls im Unternehmen Home-Workout-Kurse angeboten werden, können Personaler hier auch die Möglichkeit nutzen, den neuen Kollegen dazu einzuladen: Eine spielerische Möglichkeit, dem Kollegen erste informelle Kontakte außerhalb Arbeitsumfeldes zu ermöglichen. Darüber hinaus bietet es sich an, dass sich der neue Angestellte regelmäßig mit seinem Kollegen austauscht, um so auch später auftretende Fragen schnell klären zu können.

Integrationsphase: Zeit für die fachliche Einarbeitung

Nach der Orientierung durchlaufen neue Mitarbeiter die Phase der Integration. Gerade in den ersten Wochen und Monaten der Beschäftigung steht für viele Unternehmen die fachliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters im Fokus. Personalverantwortliche sollten allerdings hierbei die soziale Komponente nicht vergessen. Neuen Mitarbeitern kann es beispielsweise helfen, wenn ihnen Weiterbildungen angeboten werden, oder sie an Team-Events teilnehmen können. Beides sind Maßnahmen, die relativ einfach in die digitale Welt übertragbar sind. Unternehmen können hier ihre digitale Learninganwendung in den Fokus stellen und hierüber Lerninhalte zu Arbeitsabläufen oder unternehmensspezifischer Software bereitstellen. Neben dem weiterhin regelmäßigen Kontakt zu seinem Paten sollten auch weiterhin digitale Get-togethers forciert werden.

Fassen wir abschließend noch einmal zusammen: Die Corona-Pandemie macht es Unternehmen, die noch nicht komplett auf digitale Prozesse setzen, schwerer als zuvor. Onboarding muss jetzt komplett durch digitale Prozesse abgebildet werden, wobei jedoch neben aller fachlicher Einarbeit, gerade im digitalen Onboarding, die soziale Komponente nicht vergessen werden darf.

Mit bestem Beispiel geht hier unser Kunde Webhelp voran: Das französische Unternehmen startete schon vor der Pandemie mit der Digitalisierung seines gesamten Recruitingprozesses, was auch das Onboarding deutlich vereinfachte. Mehr zu dieser außergewöhnlichen Success Story finden Sie hier. Wenn Sie mehr zum Thema Recruiting erfahren wollen empfehle ich Ihnen darüber hinaus den Blog „Zwischen Boomern und Gen Z – Generation Recruiting als Königsweg?“ von Jannine Dockhorn. Auch den Blog „Hello Corona! Goodbye Fachkräftemangel?! Die Rolle von HR und Recruiting“ von Gero Hesse möchte ich Ihnen an dieser Stelle ans Herz legen.