Municipalità di Kobe: contenuti diversificati per la formazione spontanea dei dipendenti

Al fine di migliorare il contesto per lo sviluppo delle risorse umane, la città di Kobe ha introdotto un sistema di gestione della formazione (LMS) e ha creato una piattaforma di formazione per i suoi dipendenti utilizzando Cornerstone Learning.

L'LMS della città di Kobe, utilizzato da circa 14.000 dipendenti, è un sistema completo che promuove la strategia di sviluppo delle risorse umane della municipalità e sostiene l'evoluzione continua della relativa cultura aziendale. Grazie alla gestione centralizzata della formazione di gruppo e dell'e-learning, nonché alla raccolta e all'utilizzo di dati storici, il sistema supporta una forza lavoro pronta a sviluppare proattivamente le proprie skill e a crescere professionalmente in un contesto di continui cambiamenti sociali.

Fin dalla sua fondazione nel 1889, Kobe, città dall'atmosfera internazionale, ha coltivato uno spirito progressista che si è concretizzato in progetti come la creazione di aree pedonali nel quartiere di Sannomiya e l'iniziativa Hydrogen Smart City Kobe per una città decarbonizzata. Queste soluzioni rispecchiano il piano di base della città per lo sviluppo delle risorse umane, fondato su spirito di sfida, leadership e creatività.

Takeshi Hideshima, responsabile dell'area dedicata allo sviluppo delle risorse umane, ci ha parlato delle sfide della città relative alla formazione.

"Il comune di Kobe considera da sempre lo sviluppo delle risorse umane come prioritario e promuove diverse iniziative in questo senso. Pietra miliare dello sviluppo delle risorse umane, l'ufficio per la formazione dello staff pianifica e implementa programmi di formazione e migliora l'ambiente di apprendimento a seconda delle caratteristiche del singolo dipendente, sfruttando una combinazione di formazione di gruppo ed e-learning. Tuttavia, le nuove modalità di lavoro emerse recentemente e la pandemia di Covid hanno sottolineato la necessità impellente di espandere il programma di formazione dello staff per soddisfare esigenze più variegate, promuovere la gestione dell'apprendimento affinché i dipendenti siano invogliati a imparare in modo autonomo e utilizzare i dati relativi alla formazione per lo sviluppo delle risorse umane", ha affermato Takeshi Hideshima.

Per affrontare queste sfide, la città di Kobe ha rinnovato la propria piattaforma di formazione basandola su un LMS, aggiungendo funzionalità per la gestione dello storico dei singoli corsi, la formazione centralizzata e la creazione di contenuti specifici.

"In qualità di responsabili della formazione, abbiamo deciso di introdurre un LMS che ci consentisse di progredire al momento del bisogno affrontando tutte le sfide del caso. Considerato il costo e le dimensioni eccezionali dell'interfaccia, abbiamo scelto un sistema che stimolasse lo staff a sfruttarlo al massimo", ha aggiunto Hideshima.

Dopo avere valutato diversi servizi, abbiamo introdotto Cornerstone Learning come base per una nuova piattaforma di formazione dello staff. La gestione centralizzata della formazione ha migliorato l'efficienza a livello amministrativo. Dal punto di vista dell'utente, la piattaforma agevola la formazione autonoma, mentre gli amministratori hanno a disposizione gli strumenti per visualizzare, comunicare e monitorare lo storico dei corsi dei futuri fruitori. Inoltre, rendendo visibili lo storico dei singoli corsi e i corsi di formazione più seguiti del reparto, il sistema punta a stimolare la formazione spontanea dei dipendenti, promuovendo quindi lo sviluppo delle risorse umane.

Mayumi Aso, responsabile dell'ufficio per la formazione dello personale dell'area amministrativa e degli affari finanziari, ha affermato che l'interfaccia utente intuitiva e le funzionalità di gestione della formazione a 360° l'hanno spinta a scegliere Cornerstone Learning.

"Abbiamo provato diverse soluzioni, ma nessuna è risultata semplice da usare come Cornerstone. Per creare una piattaforma che lo staff utilizzi veramente, è fondamentale optare per un LMS che non vedi l'ora di aprire e che rende la formazione divertente. La progettazione è stata una fase cruciale al fine di ottenere un LMS facile da utilizzare, e per far sì che i membri dello staff non lo usassero solo per le sessioni di formazione obbligatorie, ma anche per apprendere in autonomia", ha aggiunto Aso.

Le varie funzionalità a favore della comunicazione sono state un altro elemento decisivo che ci ha portati a scegliere Cornerstone Learning. Per esempio, è presente una funzione che consente agli utenti di formare dei gruppi con gli altri partecipanti e con altri membri dello staff che condividono interessi simili, creando community che promuovono una migliore comprensione reciproca.

"Da tempo utilizziamo le chat e abbiamo capito che un ambiente in cui è possibile consultare i colleghi relativamente a problemi che oltrepassano i confini dell'organizzazione migliora rapidamente i risultati e rivitalizza l'azienda. Credo che le funzionalità che si muovono in questa direzione presentino diversi vantaggi", sostiene Aso.

Tra le altre funzionalità estremamente apprezzate c'è quella che consente agli utenti di raccogliere i contenuti a cui sono interessati in una playlist e di condividerli. Oppure la funzionalità "badge", che permette agli utilizzatori di esprimere la propria gratitudine a chi li ha aiutati nel loro lavoro.

Al momento, l'LMS della città di Kobe, che sfrutta Cornerstone Learning, comprende oltre 700 moduli di formazione creati ad hoc. Si tratta di risorse indirizzate ai neoassunti e di contenuti di formazione studiati per livelli e temi specifici. In particolare, i manager di diversi reparti esterni al Centro di formazione dello staff hanno offerto il proprio contributo per la creazione di oltre 240 fra i moduli su temi specifici disponibili.

"La possibilità di creare contenuti specifici a seconda del reparto/dell'area era uno degli obiettivi che ci siamo prefissati fin dall'inizio e, proprio come speravamo, adesso i contenuti necessari vengono creati al momento del bisogno. Per esempio, vorremmo incrementare i contenuti relativi ad alcuni campi specifici come le misure antincendio, l'architettura e l'ingegneria civile e sviluppare un contesto in cui la formazione sia applicabile direttamente sul lavoro e sia fornita in tempo reale", ha affermato Aso.

Yoshinori Sugimurawho, responsabile del supporto all'LMS della città di Kobe presso il Centro di formazione dello staff, ha aggiunto: "Stiamo ricevendo un numero crescente di richieste da parte dei manager di diversi reparti che desiderano creare i propri contenuti di formazione. Abbiamo per esempio ricevuto domande specifiche dalla sezione antincendio e dall'ufficio che si occupa di pianificazione e coordinamento su come creare e registrare contenuti. L'LMS sta decisamente prendendo piede in tutto l'ente." La municipalità sta inoltre assistendo a un maggiore impegno proattivo da parte di ogni reparto e area.

In aggiunta, sempre più dipendenti stanno partecipando spontaneamente a corsi non obbligatori. Per esempio, dopo essere stato assegnato temporaneamente a un'azienda privata per essere formato, un membro dello staff ha condiviso la sua esperienza pubblicamente. Nonostante il corso fosse accessibile solo al di fuori dell'orario di lavoro, circa 300 persone lo hanno visualizzato nell'arco di un mese. Con uno strumento di ricerca dei contenuti dettagliato e un motore che consiglia contenuti sfruttando l'intelligenza artificiale, Cornerstone Learning suggerisce strumenti di formazione a seconda dei ruoli, delle aree di interesse e dello storico dei corsi già seguiti. Questa funzionalità sembra favorire la formazione autonoma dei dipendenti.

La città di Kobe sta incrementando lo sviluppo delle risorse umane concentrandosi sull'innovazione, la leadership e la creatività e promuovendo il pensiero flessibile a favore di un'amministrazione comunale reattiva che soddisfi le richieste crescenti, variegate e complesse dei cittadini. La municipalità ha anche rivelato l'intenzione di diversificare la forza lavoro potenziando l'assunzione di professionisti esperti, prendendo le distanze dalla prassi attuale, orientata essenzialmente sui neolaureati. L'LMS di Kobe si appresta a rivestire un ruolo ancora più importante diventando il pilastro della formazione dello staff, a ulteriore supporto di questa strategia per le risorse umane in evoluzione.

La città di Kobe si propone di sfruttare funzionalità come, ad esempio, l'interazione all'interno delle community, la selezione dei contenuti delle playlist, l'assegnazione dei badge per migliorare la comunicazione con e tra i dipendenti.

"Per esempio, se un badge viene assegnato a un membro dello staff in segno di gratitudine per avere risolto un problema fornendo informazioni o consigli, quel badge diventa un traguardo raggiunto. La playlist verrà invece utilizzata per vedere i contenuti visualizzati dai professionisti e dai colleghi maggiormente rispettati, così come i contenuti di interesse che costituiscono un punto di riferimento per la loro formazione. Ci piacerebbe introdurre delle funzionalità che consentano di concretizzare questo tipo di comunicazione in modo da trasformare l'LMS in un "luogo in cui lo staff si senta a proprio agio", ha affermato Aso.

Grazie alla sua intraprendenza, la città di Kobe sta riuscendo a sfruttare la potenza del sistema di gestione della formazione per coltivare una forza lavoro in grado di adattarsi rapidamente ai continui cambiamenti del giorno d'oggi. L'LMS della città di Kobe fornisce allo staff gli strumenti per agire in autonomia, sfruttando appieno l'esperienza utente e le funzionalità offerte da Cornerstone Learning CSX. In costante evoluzione, l'LMS della città di Kobe si dimostra una piattaforma di formazione che promuove la formazione proattiva dello staff.