Hur trollar man fram något nytt av det man redan har? Hur återskapar man användarupplevelsen utan att byta LMS-plattform? Hur behåller man kontinuitet och sammanhang under en digital omvandling? Johanna Henry, Immersive Learning Project & LMS Manager hos bioMérieux och Landry Takeu, Manager Customer Success hos Cornerstone, besvarade frågorna med en smart demonstration på mässan Learning Technologies i Paris i maj förra året. De visade hur en total visuell och funktionell omstrukturering av ett befintligt verktyg klarar av att hantera specifika krav från både individer och grupper tack vare ett enhetligt gränssnitt. Projektet blev så framgångsrikt att en del trodde att plattformen faktiskt hade bytts ut!
bioMérieux och Cornerstones gemensamma historia började 2017. "Då hade vi ingen plattform för e-lärande utan använde kalkylark för att registrera utbildningen", minns Johanna Henry. Något som sedan dess åtgärdats tack vare en stegvis utrullning av Cornerstones lösning. Den var först enbart avsedd för medarbetare, men öppnades för amerikanska kunder 2018, sedan för andra enheter inom koncernen och slutligen också för våra distributörer i december 2020,
Projektanalys: en värdefull men svårnavigerad intern lösning för lärande
Efter ett tag blev en sak klar: vår lösning var ganska svår att orientera sig i. ”Företagskulturen hos bioMérieux kännetecknas av utveckling, innovation och initiativkraft. Många olika avdelningar producerade eget innehåll som lades upp på Cornerstones plattform.” Resultatet blev en massa innovativa interna lärandelösningar som tyvärr också blev väldigt svårnavigerade! Våra medarbetare var medvetna om problemet och det togs upp i företagets olika forum för lärande.
”Vi ville göra något åt det här," säger Johanna Henry. Och faktiskt dök möjligheten upp för två år sedan när bioMérieux, med stöd av ledningsgruppen, tog fram ett digitalt omvandlingsprogram parallellt med organisatoriska förändringar. Våra lärandeteam samlades under ett och samma paraply. "Tidigare hade varje avdelning och enhet haft en egen utbildningsledare, men det fanns ingen chef med övergripande utbildningsansvar."
Projektet kom igång i samarbete med Cornerstone. "Syftet var att utveckla utrymmet för lärande", förklarar Landry Takeu "och att titta på hur plattformen kunde hjälpa bioMérieux med deras digitala och organisatoriska förändringsarbete."
Ett projekt baserat på metodiskt arbete, partnerskap och delaktighet
Redan från början var också pandemin en parameter att ta hänsyn till och projektet startade under lockdown med en serie workshops i form av videokonferenser.
Projektgruppen hos bioMérieux började med att metodiskt lista alla förbättringsområden. "Sedan frågade vi Cornerstone för varje område om de kunde bidra med lösningar," säger Johanna Henry. "Om svaret blev nej, var vår nästa fråga: Har Cornerstone några partners som kanske kan hjälpa till? Om inte, kanske de har andra kunder med samma problem?” Ett kundnätverk är en kraftfull resurs som kan hjälpa till att sammanfatta marknaden och lyfta gemensamma problem. "Vi vill ju alla tro att vi är unika, men i verkligheten brottas vi ofta med exakt samma frågeställningar!" Cornerstone kanske inte hade givna svar vid varje tillfälle men de kunde i så fall bidra med lösningar några månader senare.
Projektet fokuserade både på utformningen och organiseringen av innehållet. Syftet var att förbättra användarnas upplevelse genom att täcka upp alla aspekter av lärandet: digital arkitektur, design av verktygen, kursprogram hellre än enstaka utbildningsinsatser för att få en bättre förankring av lärandet, etc.
Ett pragmatiskt angreppssätt baserat på innovation
En annan framgångsfaktor för projektet var vår förmåga att tänka utanför LMS-boxen. ”Vi inriktade oss på de miljöer som våra kollegor redan använde. Vårt intranät Bob, som tagits fram i ett tidigare digitalt omvandlingsprojekt, var mycket populärt inom företaget. Vi beslöt att använda det som en gateway till vår interna lärandelösning.” Tillgången till plattformen blev också mycket enklare med ett gränssnitt som alla redan kände till och delade. Användarna – utbildare, chefer och övriga medarbetare – har ett dedikerat utrymme för riktad information, direktlänkar till lärande, utbildningskalendern, kontakter, verktyg, förklarande infografik ... Till exempel har teamledare en direktlänk för att hantera förfrågningar om lärande från medarbetarna.
Bakom kulisserna har plattformens sidor enkelt fått en ny grafisk profil tack vare Cornerstone-verktygets konfigurationsalternativ. Ibland "har vi kapat vissa funktioner rakt av, till exempel genom att använda banners för kommunikationskampanjer!" Vi har också jobbat en hel del med varumärket, särskilt portalens logotyp, för att få en enhetlig grafisk form.
En viktig aspekt av användarupplevelsen, som ibland missas, är aviseringar om olika steg och nivåer i lärandeprocessen. ”En reklambyrå fick i uppdrag att utforma e-posten så att den stämde visuellt med portalen. Man kan växla mellan intranätet, portalen, egna e-postmeddelanden, genomförda utbildningar och hela tiden befinna sig samma miljö och dela samma upplevelse."
Framgången fortsätter
Vi har alltså nått vårt mål: att återskapa lärandeupplevelsen och samtidigt behålla plattformen genom att förnya strukturen, det visuella intrycket, organiseringen av plattformen, tillgängligheten och hur plattformen kommunicerar med olika intressenter. "Det bästa framgångsbeviset är att kvalitetsavdelningen ringde oss och frågade varför vi hade bytt plattform!" Att förändra hela användarupplevelsen utan att byta ut verktyget – så kan man nog definiera organisatorisk innovation.
Den nya versionen av plattformen lanserades den 10 januari 2022 via internkommunikation: alla format har rullats ut – e-post, videor, artiklar, nyhetsbrev, banners ... Nästa steg blir att följa upp hur lösningarna används samtidigt som stödet för förändring fortsätter – vårt förändringsarbete slutar inte här.
Exemplet bioMérieux visar hur användarnas upplevelse av LMS kan förändras på gruppnivå utan investeringar i nya, dyra verktyg. Digital omvandling handlar framför allt om att förändra organisationen (och medarbetarnas attityder!). Att kartlägga behoven på plats och göra det bästa av befintliga verktyg kan alltså säkerställa och garantera effe ktiva lösningar. Hemligheten är hur ett projekt drivs: genom partnerskap och nära samarbete med Cornerstone och andra intressenter redan från början kunde bioMérieux återskapa känslan av att rulla ut ett nytt verktyg inom ramen för en befintlig plattform.
