Para ser un buen líder, es fundamental mantener reuniones individuales periódicas con el personal. Sin embargo, los empleados suelen odiarlas, ya que carecen de previsión y enfoque; y es que los líderes deben ser conscientes de que el valor de estas interacciones va más allá de la mera formalidad. Para que las reuniones individuales sean eficaces, los líderes deben prepararse para cada reunión, establecer una agenda clara y escuchar activamente las inquietudes y el feedback de sus empleados.
Los responsables deben ser conscientes de que las reuniones individuales presentan una oportunidad excelente para mejorar la relación profesional, ofrecer asesoramiento a los empleados y animarles a compartir sus opiniones e ideas. Al mostrar verdadero interés por el desarrollo profesional y bienestar de sus empleados, los líderes pueden crear un entorno basado en la confianza y la colaboración y lograr que estas reuniones sean una fuente de motivación en lugar de un incordio.
1) Reservar la fecha en el calendario: convierta las reuniones individuales en una cita periódica y prioritaria. Si cancela o pospone constantemente las reuniones con un empleado, este tendrá la sensación de que no le importa. Reserve suficiente tiempo para la sesión y evite mantener una reunión detrás de otra si es posible.
2) Ceñirse a un plan: no improvise; prepárese lo que vayan a tratar en la reunión. Dedique 5-10 minutos antes de la reunión a escribir lo que desea obtener de la misma. Pida a sus empleados que también se preparen para la reunión. Elabore una agenda que resulte adecuada para ambos y pida al empleado que sea el primero en decir lo que desee comunicar.
3) La reunión debe centrarse en el empleado: permita que el empleado hable la mayoría del tiempo. Céntrese en el asunto que estén tratando e interactúe. Pida al empleado que sugiera cómo resolver un problema antes de transmitirle su opinión o feedback. No se distraiga con el correo electrónico, mensajes de texto o llamadas durante la reunión. Si se trata de una emergencia, alguien le avisará.
4) Celebrar los éxitos: reconozca y celebre los logros del empleado cuando cree o adopte algo. Hágale saber que valora y admira sus éxitos. Con frecuencia, los responsables pasan al siguiente proyecto o tarea sin pararse a reconocer el trabajo que acaba de hacer el empleado.
5) Centrarse en el futuro en lugar de en el pasado: dedique la mayor parte del tiempo a tratar actividades y eventos próximos. Si el empleado no tiene mucha experiencia, ayúdelo a resolver los problemas en su enfoque. Si tiene experiencia, permítale que "presuma" de lo que se le ha ocurrido hacer. Por otra parte, si desea evaluar un proyecto o evento anterior, es mejor mantener una reunión de equipo con todos los participantes.
6) Especificar los resultados esperados: ayude al empleado a definir los objetivos y resultados esperados de un proyecto. Sea lo más específico y directo posible, para que el empleado sepa bien qué se espera de él. No se centre en cómo conseguir el resultado, ya que es muy posible que el empleado adopte un enfoque distinto al que preferiría usted. Permitirle encontrar la mejor manera de hacer las cosas para él constituye una oportunidad de aprendizaje más eficaz para ambos.
7) Centrarse en los puntos fuertes: a los empleados les encanta que se reconozca lo que hacen bien. Quieren saber que su responsable se ha dado cuenta de sus puntos fuertes. A menudo, los responsables creen que han de proporcionar feedback sobre los aspectos que el empleado debe mejorar; sin embargo, es mejor empezar por sus puntos fuertes y, después, comentar los aspectos en los que le vendría bien algo de apoyo.
8) Hacer buenas preguntas: el empleado sabrá que le interesa y que lo está escuchando si le hace preguntas pertinentes e indagadoras. Dicho eso, no lo interrogue; las preguntas deben servir para comprender la situación, reconocer decisiones, acciones o resultados importantes o ayudarle a identificar en qué aspectos necesita una mejor planificación.
9) Compartir información: una vez que el empleado le haya puesto al día, comparta información con él. A los empleados les gusta saber que están al tanto de todo y que se comente la información que se ha proporcionado en las reuniones del equipo. No tiene por qué ser confidencial, pero debería contener novedades sobre la empresa e información que le afecte.
10) Preguntar en qué puede ayudarlo: todo responsable debería preguntar a sus empleados en qué puede ayudarlos. No suponga lo que quieren que haga; en su lugar, pregúnteles cómo les gustaría que se involucrara. Si no está seguro, consulte siempre con los empleados. Permitirles trabajar de manera más independiente a veces constituye una oportunidad de aprendizaje mejor para ellos que obligarles a contar con su apoyo cuando quizás no lo necesiten.
